Kategoristyrning är i dag en etablerad arbetsform.
Men konsulten Helena Kullberg, specialist inom kategoristyrning, menar att många missar den bärande pelaren och därför förlorar mycket effekt. Hon syftar på betydelsen av en tydlig strategi.
– Det viktigaste, om man ska jobba med kategoristyrning fullt ut, är att få ledningen att förstå vad det är och att det innefattar hela organisationen, säger Helena.

Kortfattat är kategoristyrning en metod som utgår från köparens behov. Det ger också bättre koll på inköp och öppnar därmed för ekonomiska besparingar. Arbetssättet föddes i slutet av 1980-talet utifrån en strävan att effektivisera och maximera vinsten. Något som rimligtvis faller varje näringsidkare i smaken. Inställningen till att införa den här strukturmodellen är därför i regel positiv.
Men många missar ett avgörande fundament i uppbyggnadsfasen.
Helena Kullberg pekade på detta faktum när hon, och Janet Stråhle, som är expert inom supply chain, nyligen talade inför 30-talet inköpare på ett frukostseminarium i Stockholm anordnat av Inköpsgruppen. Seminariegästerna fick inledningsvis besvara frågan vad de anser att kategoristyrning är för något egentligen.
– Svaren spretade i och med att deltagarna kom från olika branscher, men största gemensamma nämnaren var ordet ”strategi”. Det gladde mig mycket. Inköparna har helt klart förstått att kategoriarbetet är ett strategiskt verktyg, konstaterar Helena.

”Man kan inte göra kategoriplaner och
inte utgå från övergripande strategier”


Men långt ifrån alla landar i samma definition
. Det finns dock goda förebilder. Livsmedelsbranschen är en sådan. Helena, som arbetat hos såväl Ica, Axfood och Coop, framhåller att man inom den branschen ”pratar om hela kedjan” i motsats till många andra som låter synen på kategoristyrning stanna vid ett inköpsperspektiv.
Det senare, menar Helena, tyder på att man inte förstått helheten.
– Man kan inte göra kategoriplaner och inte utgå från övergripande strategier. Det måste finnas en kommunikation och ett kommunikationsflöde i bolaget som stödjer det här och, i bästa fall, en organisationsstruktur som backar upp arbetet, anser hon och understryker med eftertryck vad som är viktigast:
– Vad det handlar om är att ledningen styr skutan utefter en tydlig strategi. Man måste peka med handen: däråt ska vi. Görs detta, och det förankras ordentligt i bolaget, kan man sedan prioritera resurserna och även gradera kategorierna sinsemellan.
Därefter är det bara att gå djupare systematiskt.
– I de olika segmenten på inköpssidan, men även i supply chain-delen, finns besparingar att hämta. Likaså ger det bättre förutsättningar att tillgodose behovet hos målgruppen och därmed öka försäljningen genom ett mer optimalt sortiment.

”kostnadsbesparingar är något EN ledning
LYSSNAR PÅ. DäRFÖR ÄR INKÖP BRA ATT BÖRJA MED”


Helena poängterar att just kundinsikt
utgör grunden, att det är konsumenten man bör utgå ifrån vid skapandet av en kategori, men hon tillstår att antalet parametrar är många. Kategoristyrning i sin mest förädlade form är komplex till naturen.
Det smidigaste, och förmodligen klokaste, är att ta ett steg i taget.
– I företag som precis har börjat jobba med kategoristyrning, eller som kommit en bit på väg, är första naturliga steget att starta med inköpssidan. Det är också därför jag tror att den varianten fått större genomslagskraft än den ursprungliga tanken med kategoristyrning. För det är mycket svårare att genomföra, hävdar hon.
Inköp är oerhört sifferbaserat och bildar tack vare det en ingång med hög påverkansfaktor. Ingen i ledande ställning bemöter siffror i positiv riktning med en axelryckning och ser det som ett lågprioriterat ärende.
Tvärtemot är det ett svåremotståndligt argument.
– Kostnadsbesparingar är något som en ledning oftast lyssnar på. Så visst är inköp en bra början, instämmer Helena och lyfter in kategoriträdet i resonemanget och ger användbara exempel på hur det kan nyttjas i ett effektiviseringsarbete.
– Man kan förslagsvis göra kategoriförhandlingar och ställa produkter och leverantörer mot varandra. Det är alltid lättare att jämföra produkter om man grupperar dem utefter liknande funktion och behov. Det ger också bättre överblick över utbudet. Har man dubbletter eller produkter som fyller ungefär samma syfte kan man rensa och skapa ett effektivare sortiment.
– Även ur konsument- och försäljningssynpunkt blir det enklare. Till exempel om man säljer produkter, men också tjänster. Då vill man naturligtvis sälja så mycket merprodukter som möjligt. Det arbetet blir genast lättare om produkterna sorteras upp på lämpligt sätt utifrån målgruppen och om man även har kunskap gällande köparens behov och användande.

Sammanfattningsvis: först besparing och därefter en successivt ökad försäljning. Effektmässigt kan alltså en strategiskt genomtänkt kategoristyrning vara till stor fördel. Helena påpekar att det också ger vinster utanför de ekonomiska ramarna.
Det kan vara ett utmärkt hjälpmedel för en starkare samverkan.
– Jag tror att alla känner sig mer delaktiga om det här kommuniceras på rätt sätt och man har en röd tråd och en tydlig kommunikation, säger Helena Kullberg och rundar av med en stillsam eftertanke:
– Och att känna att man bidrar till organisationen, på ett eller annat vis, det vill väl alla göra.

Text: Per Gustafsson
Foto: Peter Fredén

Läs om vår tjänst: Inköpsanalys