Det står i Upphandlingsmyndighetens instruktioner att man ska jobba med den digitala inköpsprocessen och verka för ett genomslag.
För att lyckas i sin gärning satsar myndigheten på mycket information. Vi har pratat med Maria Lilja som är strateg på Upphandlingsmyndigheten.
Hon framhåller att man genom en digital inköpsprocess kan vinna både kostnadsbesparingar och förbättrade möjligheter till analys och uppföljning.
Maria Lilja belyste digitaliseringen när hon i januari var en av talarna på konferensen Offentlig Ekonomi i Uppsala. Hennes anförande kretsade kring ämnet ”E-handel – nyttan med en digital inköpsprocess”. Någon dag senare gavs vi möjlighet att intervjua Maria i Stockholm. Sammanställningen hon presenterade på konferensen utgjorde stommen även i det enskilda samtalet med oss.
Upphandlingsmyndigheten arbetar med stödfrågor i samband med e-upphandling och bedriver också, i samarbete med Sveriges Kommuner och Landsting, SKL, och Ekonomistyrningsverket, ESV, ett arbete att främja förutsättningarna för e-inköp.
Här finns alla skäl i världen att nå ut med mycket information.
När Maria i sin roll som företrädare för Upphandlingsmyndigheten ska svara på frågan ”Varför e-handel?” och framför allt förklara fördelarna med en digital inköpsprocess utgår hon från fyra bärande stolpar:
- ”Lätt att göra rätt”.
- Effektiva processer.
- Kostnadsbesparingar.
- Förbättrade möjligheter till analys och uppföljning.
I första avsnittet av den här intervjun utvecklade Maria de två inledande punkterna. Den här gången flyttas fokus vidare till punkt tre och fyra.
Kostnadsbesparingar
Talspråket ”Många bäckar små…” känns som lämplig metafor för alla de effekter som Maria påvisar när det gäller e-handel som verktyg för att uppnå kostnadsbesparingar. Till att börja med främjar det billigare inköp.
– Det blir en ökad prismedvetenhet när man går in i inköpssystemet och tittar på avtalen utifrån den köpande organisationens synvinkel. Det som utgjort del i anbudssortimentet, och har ett extra bra pris, brukar synas överst i ett inköpssystem. Det gör det lättare att hitta det som särskilt efterfrågas och har ett bra pris, fastslår Maria.
Levereras det en artikel som inte motsvarar överenskommet pris och kvalitet enligt avtalet är det bara att hänvisa till det som bestämts. Då blir det lättare att vara prismedveten och kontrollera att man väljer den bästa artikeln från sortimentet.
– Sedan blir det bättre priser på längre sikt när man tillämpar avtalen systematiskt och villkoren är transparenta för användarna i ett inköpssystem, menar hon och preciserar:
– I upphandlingar drar man nytta av konkurrensen på marknaden vilket bäddar för bra avtal. Håller man sig konsekvent till dessa avtal får man ofta en positiv utveckling i form av kostnadsbesparingar samt varor som motsvarar avtalad kvalitet.
Även digitala beställningsprocesser och elektroniska fakturor skapar kostnadsbesparingar tack vare minskad tidsåtgång och pappersförbrukning.
Det borde också innebära utrymme att använda de administrativa resurserna till annat?
– Absolut. Jag har sett exempel på organisationer där resurser för traditionell fakturahantering och fakturakontroll i stället lagts på uppföljning och intern kontroll i olika former, intygar Maria Lilja.
Hon konstaterar att när varuavtalen anslutits till inköpssystemet går det ofta att uppnå en ganska hög matchningsgrad.
– Först lägger man en order som blir attesterad och skickad till leverantören på överenskommet elektroniskt sätt. Sedan när varorna kommer registreras inleveransen i det elektroniska systemet. Automatiska fakturakontroller sker, och om allt stämmer kan fakturan gå direkt till betalning utan att den behöver hanteras manuellt i en attestprocess, förklarar Maria och framhåller effekten:
– Det är inte ovanligt med en sådan fakturamatchning från 80 upp till 95 procent på varuavtal när man digitaliserat processen. Har man väldigt stora fakturavolymer på varusidan kan det bli en väsentlig besparing liksom utmärkta möjligheter att frigöra resurser i fakturahanteringen.
Förbättrade möjligheter till analys och uppföljning
Gällande analys och uppföljning framhäver Maria Lilja en rad saker på strategisk, taktisk och operativ nivå.
På strategisk nivå handlar det om att se organisationens inköpsmönster på ett systematiskt sätt och till exempel fråga sig: Vilka är våra viktigaste inköpsområden? Vilka är våra viktigaste leverantörer samt avtalsområden? Har vi avtal på allt vi köper?
– All den typen av analys och uppföljning är möjlig att göra på ett strukturerat datadrivet sätt när man har ett inköpssystem, ekonomisystem och kanske ett analysverktyg kopplat till detta, säger hon.
På taktisk nivå öppnas många intressanta aspekter genom att kombinera inköps- och ekonomidata. Det ger input till upphandlingsplanen, det förbättrar förutsättningarna för intern styrning av inköp och planterar bra premisser för god intern kontroll.
Rent operativt finns fördelar. Är man till exempel projektledare och beställer många olika saker från ett stort antal leverantörer kan det vara bra att väva ihop ekonomi- och beställningsdata och se sitt projekt utifrån en mängd frågeställningar: Vilka beställningar är lagda? Vilket är det budgeterade beloppet? Vad är beställt, fakturerat och vad återstår?
De operativa förtjänsterna är, som sagt, värdefulla för många.
– Även för upphandlare är inköpssystem bra. Då får man en egen artikel- och inköpsstatistik och det är väldigt viktigt när man jobbar med upphandling, summerar Maria Lilja.
