I fakturan har företagaren en viktig kompanjon. Det är verktyget som samlar in betalningen. Men trots avgörande betydelse förekommer det fakturor där elementära uppgifter saknas.
Eva Schelander, ekonomichef på InExchange, går här igenom vad mervärdeskattelagen säger om fakturainnehåll och tipsar också om fakturaposter som det inte är lagkrav om, men som är klokt att ta med.

 I Skatteverkets förklarande text på hemsidan står det att ”mervärdesskattelagen anger vilka uppgifter som ska framgå av en handling för att den ska kunna betecknas som en faktura. I normalfallet innebär det att en så kallad fullständig faktura ska utfärdas.”
Skatteverket listar därefter vilka uppgifter lagen kräver att en faktura ska innehålla.
Det är sammanlagt 16 punkter. Ni finner dem här:
Obligatoriska uppgifter i en faktura enligt mervärdesskattelagen

Listan känns lång och komplicerad. Åtminstone vid första påseendet. Eva Schelander, ekonomichef på InExchange, vill emellertid avdramatisera den respektingivande uppräkningen av villkor.
– Egentligen är tio punkter kravet. Resten är snarare där för att täcka in undantag. Det är paragrafer som känns väldigt mycket ”om” och ”ifall att”. Men de tio första ska man försöka lägga på minnet. Det är också de tio viktigaste, säger hon.

Viktiga förtydliganden

Några av dem, menar Eva, är värda att förtydliga lite närmare:

  • Löpnummer
    – Det här blir ofta fel eftersom många gör misstaget att sätta ett löpnummer kopplat till en månad eller ett år. Exempel: skapar jag en faktura i november 2019 kallar jag den 1119. Sedan gör jag likadant i december och ger fakturan numret 1219. Men när detta ska utläsas blir det galet. Då skiljer det plötsligt 100 nummer mellan fakturorna. Så får man alltså inte göra.
    – Det rätta, och det som lagen kräver, är att fakturorna följer en nummerserie. Skapar jag tio fakturor måste det vara 1, 2, 3, 4 och så vidare till 10. För att återgå till exemplet, och till 1119, skulle nästa faktura hetat 1120 för att det skulle varit korrekt. Det måste följa en nummerserie helt enkelt.
  • Varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art
    – Här vet jag att det uppstår lite osäkerhet ibland, att folk frågar sig i stil med ”måste jag skriva typ ’10 plankor och 15 skruv’ när jag bifogat en följesedel?”. Och nej, den sortens specificering på fakturan är inte nödvändig. Men då måste du i gengäld ha med en bilaga eller följesedel.

Fler tips

Så långt lagkravet. Men det finns även andra saker som missas emellanåt och som är befogat att ha med.

  • Referens
    – Referensen är din kod på vem som faktiskt gjort beställningen. Sedan är det också så att skickas fakturan elektroniskt går den rakt in i mottagarens system. Det är referensen som styr hur attestflödet på fakturan ska se ut. Den är viktig och blir ofta fel. Och det kan leda till att fakturan stoppas. Därmed tar det längre tid för utställaren att få betalt.
  • Betalningsuppgifter
    – Exempelvis bankgiro, plusgiro, OCR eller IBAN. Det finns inga krav på att det ska finnas med på fakturan, men det ligger i utställarens intresse att det uppges på fakturan.
  • Förfallodatum
    – Datum för utförande är upptaget i mervärdesskattelagen. Däremot inte förfallodatum. Men en god rekommendation är att ta med det i fakturan. För det är praktiskt. Du får ställa krav 30 dagar efter utförandet, men det blir mycket tydligare om det står ett datum som anger från och med när man börjar ställa krav.

Smidigt alternativ

Men det finns också enklare och behändigare sätt att hålla reda på allt mervärdesskattelagen kräver av en faktura utan att behöva lagra informationen i hjärnkontoret eller leta upplysningar på nätet.
Eva Schelander igen:
– Nuförtiden finns det en rad fina program, affärssystem och liknande, som har erfordrade krav inlagda. Därmed kommer allt med som det ska. Och skulle något händelsevis saknas säger systemet ifrån. Det gör att många skaffar sig affärssystem.

Även InExchange tjänster Web Bas respektive Web Plus finns till hands. Kostnadsfria InExchange Web Bas tillåter dig som kund att skicka upp till 100 fria fakturor – e-faktura eller pdf-faktura – till mottagare som använder sig av InExchange som operatör. Web Plus är en utvidgad variant av Web Bas som man kan prenumerera på till en ringa månadsavgift.

InExchange Web Bas är i första hand aktuell för de som:

  • saknar affärssystem.
  • skickar ett fåtal fakturor.
  • ska skicka e-faktura till en eller ett par specifika kunder.

– Web Bas eller Web Plus är bra alternativ om du vill göra dina fakturor elektroniskt på ett tillförlitligt sätt enligt kraven i mervärdesskattelagen, menar Eva Schelander.