I fakturan har företagaren en viktig kompanjon.
Det är verktyget som samlar in betalningen.
Men trots att fakturan är så viktig är det inte alla som vet vilka uppgifter som måste ingå för att uppfylla mervärdesskattelagen. Eva Schelander, ekonomichef på InExchange, hjälper oss att reda ut vad som gäller.
Skatteverket listar på sin hemsida vilka uppgifter lagen kräver att en så kallad fullständig faktura ska innehålla. Det är sammanlagt 16 punkter. Ni finner dem här:
Vilka uppgifter ska en faktura innehålla enligt ML
Uppräkningen känns lite tungrodd, men Eva Schelander, till vardags ekonomichef på fintechföretaget InExchange, avdramatiserar tacksamt nog den långa raden av villkor.
– Egentligen är tio punkter kravet. Resten är snarare där för att täcka in undantag. Det är paragrafer som känns väldigt mycket ”om” och ”ifall att”. Men de tio första ska man försöka lägga på minnet. Det är också de tio viktigaste, säger hon.
Vanliga fel
Löpnummer
– Här blir det ofta fel eftersom många gör misstaget att sätta ett löpnummer kopplat till månad eller år. Exempel: skapar jag en faktura i november 2021 kallar jag den 1121. Sedan gör jag likadant i december och ger fakturan numret 1221. Men när detta ska utläsas blir det galet. Då skiljer det plötsligt 100 nummer mellan fakturorna.
– Det rätta, och det som lagen kräver, är att fakturorna följer en nummerserie. Skapar jag tio fakturor måste det vara 1, 2, 3, 4 och så vidare till 10. För att återgå till exemplet, och till 1121, skulle nästa faktura hetat 1122 för att det skulle varit korrekt. Det måste följa en nummerserie helt enkelt.
Varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art
– Det händer att folk är osäkra och frågar sig i stil med ”måste jag skriva typ ’10 plankor och 15 skruv’ när jag bifogat en följesedel?”. Och nej, den sortens specificering på fakturan är inte nödvändig. Men då måste du i gengäld bifoga en bilaga eller följesedel.
Skäligt att ta med
Så långt lagkravet. Men det finns även andra saker som missas emellanåt och som är befogat att ha med. Eva pekar på tre konkreta uppgifter som äger stor nytta:
Referens
– Referensen är din kod på vem som faktiskt gjort beställningen. Sedan är det också så att skickas fakturan elektroniskt går den rakt in i mottagarens system. Det är referensen som styr hur attestflödet på fakturan ska se ut. Den är viktig och blir ofta fel. Och då stoppas fakturan. Därmed tar det längre tid för utställaren att få betalt.
Betalningsuppgifter
– Exempelvis bankgiro, plusgiro, OCR eller IBAN. Det finns inga krav på att det ska finnas med på fakturan, men det ligger i utställarens intresse att det uppges på fakturan.
Förfallodatum
– Datum för utförande är upptaget i mervärdesskattelagen. Däremot inte förfallodatum. Men en god rekommendation är att ta med det i fakturan. För det är praktiskt. Du får ställa krav 30 dagar efter utförandet, men det blir mycket tydligare om det står ett datum som anger från och med när kravet kan börja ställas.
