Svedala kommun är inne på sitt sjätte år som kund hos InExchange. När Robert Aradszky, kommunens upphandlingsstrateg, utvärderar samarbetet konstaterar han att de elektroniska fakturorna fått informationsflödet att öka gigantiskt.
– Det ger väldigt många möjligheter, säger Robert.
Han ser bara ett krux: informationen berättar så mycket att han skulle vilja utnyttja underlaget i ännu större omfattning.
Men allra först Robert; vad anser du vara de främsta fördelarna med att ha InExchange som operatör?
– Största nyttan, med InExchange och informationen jag får ut där, är att jag snabbt kan analysera att vi köper produkter som inte är med i artikellistan, eller om de prissatta produkterna inte har avtalade priser. Vi har ingen e-handel och kan därför inte sätta upp den tjänsten när vi ingår ett nytt avtal. Men jag kan redan vid första inkommande faktura upptäcka om det är rätt eller fel. Därmed kan jag agera fort och se till att vi kommer in rätt i avtalet. Det är största förtjänsten som jag ser det.
En av flera?
– Ja, det finns många förtjänster som man faktiskt inte vet om, eller snarare tänker på, i förväg. En av de största fördelarna med InExchange, vilket kan förefalla underordnande egentligen, är att jag enkelt kan läsa en faktura. Det är ofta jag vill gå in på fakturan och titta: vad rör det sig om och vad är det man köpt egentligen? Visst, det är många andra ställen fakturan finns på, men det är så himla enkelt att kolla den i InExchange. Det trodde man inte, när man köpte tjänsten, att det skulle vara en sådan trivial sak man uppskattar nästan mest. Det är ett mervärde man inte ens visste att man behövde.
- Skulle vilja göra mer
Det paradoxala är att Robert upplever att den mångfacetterade e-fakturan levererar nästan f ö r mycket fakta. En åsikt som kräver sin förklaring – och den kommer här direkt:
– Jag har ju otroligt mycket mer information nu än förut, men problemet är att jag inte har resurser att åtgärda allt jag skulle vilja. Det är lite frustrerande måste jag medge. Det skulle kännas mer tillfredsställande om man hade haft tid att ta hand om all information man får ut.
Men eftersom det är pengar med i bilden, och stora pengar att spara, hoppas Robert att fler inser värdet i informationen som serveras och vill bana väg för en mer kontrollerad inköpsprocess.
Det går hur som helst åt rätt håll redan nu.
– Möjligheterna har blivit fler och det gör att mitt arbete kommer att underlättas i framtiden. Bland annat när det gäller arbetet att förbereda en upphandling. Jag kommer att kunna ta betydligt bättre data på vad vi köper utan att behöva förlita mig på leverantörens statistik vilket är det vanliga i dag.
– Nu är det jag som äger jag datan. Jag kan snabbt analysera vad vi köper bäst av i en viss kategori. Och, återigen, hade man haft större resurser skulle det gå att effektivisera kategorierna ännu mer. Typ: ”oj, här handlar vi av 48 leverantörer. Det borde vi nog inte göra” och så vidare. Det finns otroligt mycket att spara.
- ”Referenskontroll A och O”
Men bara genom att utnyttja de här redskapen i möjligaste mån känner Robert att mycket är vunnet. Svedala kommun har mottagartjänst inklusive referenskontroll plus inköpsanalys. Robert trivs med tjänsterna och fakturamiljön.
Referenskontrollen inte minst.
– Den är A och O. Det stoppar fakturan om den inte är rätt så som vi har det ordnat. Vi har referenskontroll via InExchange och då måste referenskoden vara rätt, konstaterar han belåtet och berättar:
– Vi har påbörjat ett speciellt arbete i Svedala kommun. Förut var referenskoden personberoende vilket ställde till det när folk slutar och så vidare. Leverantören visste inte om kontakten den skickade till var inaktuell.
– Nu är referenskoderna objektstyrda i stället. En skola får en serie med referenskoder som den i sin tur kopplar olika medarbetare till. Det kommer att underlätta det framtida arbetet i och med att vi inte behöver ändra koden. Den är alltid fast. Det blir bara personerna som har ansvaret som kommer att skifta periodvis.
– Det är ett bra första steg för att underlätta att det ska bli mer rätt, menar Robert Aradszky.
