Ett liveexempel på hur man via Inköpsanalys hittar en överdebitering på tiotusentals kronor slog deltagarna på konferensen Avtalsuppföljning 2018 med häpnad.
InExchanges programpunkt blev dagens snackis.
– Jag har aldrig tidigare upplevt ett sånt gensvar på en mässa, menar Mattias Hult, key account manager.
I torsdags i förra veckan anordnades – på Operaterrassen i Stockholm – en heltäckande dag kring avtalsuppföljning. Bakom konferensen stod nyhetsplattformen Upphandling24. InExchange representerades av Sabina Johansen, account manager, och Mattias Hult, key account manager, vilka hade mycket att bestyra i montern från första sekund.
Det var förstås en rivstart, men den skulle överträffas av en vassare avslutning. InExchange rundade av scenprogrammet med punkten ”E-fakturans dolda potential”. Sabina Johansen pratade om vikten av kvalitativ indata. E-fakturan har många fördelar och med en hög andel elektroniska fakturor blir analysen mer detaljerad. Dessutom medverkade Lennart Wallin som är avtalscontroller i Örebro kommun. Han visade hur inköpsanalystjänsten fungerar praktiskt. Lennart har synnerligen god erfarenhet av Inköpsanalys. När han började använda det här verktyget – för snart två år sedan – tog det honom blott sex minuter att upptäcka att en leverantör hade felfakturerat kommunen med 360 000 kronor.
Lennart valde att köra ett liveexempel på Avtalsuppföljning 2018. På mindre än tio minuter hade han hittat en överdebitering på 71 204 kronor. Konferensdeltagarna, som verkat lite trötta i den syrefattiga lokalen, kvicknade till en i hast – och undrade om de såg och hörde rätt.
– Folk hajade till. De satt med leenden från öra till öra och tittade på varandra i pur förvåning och frågade sig: ”Vad händer? Är det möjligt?”, konstaterar Mattias Hult.
Styrkan med Inköpsanalys kunde knappast förevisas tydligare.
– Lennart utgick i liveexemplet från icke betalda fakturor eftersom det är lättare att få leverantörerna att fakturera om än att kreditera. Sedan kontrollerade han fakturaraderna för överpris de senaste 22 dagarna, berättar Mattias och fortsätter:
– När Lennart hade fått fram 173 fakturarader exporterade han dem till Excel där han jämförde det som debiterats mot katalogpriset. Mellanskillnaden i liveexemplet landade på 71 204 kronor.
Uträkningen imponerade stort på åhörarna. Moderatorn Björn Bergström beskrev effekten i exemplet som ”magi” och förmodade, i en spontan gissning, att tjänsten är dyr att implementera och att det är höga trösklar att ta sig över innan allting fungerar.
Mattias Hult konstaterar roat:
– Lennarts svar var iskallt. Han sa kort och gott: ”Nej”.
Så säker kan man vara när man vet hur bra tjänsten är.
