Vi befinner oss i en oviss tid när ovanligt många människor arbetar hemifrån.
Oftast fungerar det bra, men vissa stöter på patrull med faktureringen eftersom man är bakbundna av rutiner som gör det omöjligt att sköta den sysslan fullt ut på distans.
Hindren är dock onödiga och lätta att riva.
Lösningarna hittar du med fördel hos InExchange. En rad kunder uttrycker en glädje och trygghet över att de arbetar med oss och våra tjänster. För dem är avståndet till kontoret inget praktiskt problem. Fakturajobbet fungerar lika fint som vanligt.

“Våra fakturaflöden är faktiskt det minsta jag oroar mig för i dag” konstaterade Pernilla Eckervad på Svevia i en artikel som publicerades nyligen i InExchange nyhetsrum. Pernilla, liksom många andra, känner en lättnad över att vara utrustad med en elektronisk fakturalösning som kan hanteras var man än befinner sig. Det underlättar väldigt mycket under rådande omständigheter. Det betyder att bolagets ekonomi- och fakturaflöde, som är en central faktor i all företagsverksamhet, säkerställs och inte påverkas när formerna för arbetet hastigt måste läggas om.

Flexibiliteten att kunna jobba hemifrån är således det mest dagsaktuella argumentet, men med en övergång till elektronisk fakturering följer samtidigt mängder med andra fördelar. I InExchange webbportal kan man som leverantör gå in och korrigera felaktigheter i stoppade fakturor. Det kan exempelvis bero på att referenskod eller köparens inköpsordernummer är felaktiga. Detta åtgärdas snabbt under kommandot ”att hantera”. När korrigeringen är gjord skickar man enkelt om fakturan. Man behöver därmed inte makulera en felaktig faktura och skapa en ny.
En annan fördel är att det inte behöver vara personal från ekonomifunktionen som hanterar felaktiga fakturor. Det kan lika gärna ske i andra funktioner. Exempelvis försäljningsorganisationen som kanske missat att lägga in eller fråga efter korrekt referens. Man kan på samma sätt enkelt skicka fakturakopior eller få upp den skickade fakturan, med eventuella bilagor, för att svara på frågor kring innehållet.
All information om fakturan, vilka uppgifter den rymmer, när den skickats, till vem och hur, finns i InExchange webbportal.
Det är därmed enkelt att hjälpa sin kund på ett bra och effektivt sätt. Det är även behändigt att söka upp kunder/leverantörer för att undersöka om de ta kan skicka respektive ta emot e-fakturor eller e-order.
Med andra ord: skalbarhet och enkelhet på riktigt!

Jag måste allra sist återkomma ännu en gång till det här med distansarbete. Jag nickade instämmande för mig själv när jag läste vad en person – inom finanssektorn – skrev om den tuffa situation som covid-19 förorsakat. Följande beskrivning fångar verkligen andemeningen i mitt budskap. Jag citerar:
“Hur hade vi gjort om vi inte gått över till elektroniska fakturor? Hade jag behövt hämta hem skrivare, scanners, portomaskiner och brevpapper till mina kollegor och installerat detta hemma hos dem! Tack och lov gick vi över till elektroniska fakturor för ett antal år sedan. Nu räcker det med en knapptryckning!”

Med våra lösningar hamnar du i samma goda sits. Du skickar hela ditt kundfakturaflöde till InExchange som säkerställer att fakturorna skickas på effektivast möjliga sätt. E-fakturor skickas till kunder och läses in i attestsystemet, andra fakturor skickas via mejl och ett antal fakturor printas ut för att sedan skickas iväg till kunderna. Vilket leveranssätt du än väljer löser vi det åt dig.
Gäller det fakturering så är en tillvaro utanför det ordinarie kontoret inget problem egentligen.
I det fallet kan det mesta hanteras på distans.

PETER FREDÉN
Key account manager, InExchange, peter.freden@inexchange.se

Har ni behov av en mer flexibel och integrerad lösning för faktura? KLICKA HÄR så får ni veta mer!