Ivana Skopljakovic på Sverull har många ansvarsområden på ekonomiavdelningen: löner, kundreskontra, påminnelser och så vidare.
Det är viktigt för henne att effektivisera sitt arbete för att inte spilla tid i onödan. InExchange fakturatjänst är därför en värdefull extraresurs i affärssystemet Pyramid Business Studio.
– Våra faktureringsrutiner tar bara en halvtimme. Det är ett litet moment under hela dagen, konstaterar Ivana.
”Jag uppskattar referenskontrollen. Det sparar min tid och kortar betalningstiden.”
Ivana Skopljakovic, ekonomiassistent, Sverull
Tid är pengar heter det som bekant, men att uppgradera förlegade arbetsrutiner är inte bara en rationalisering i form av sparade timmar och kronor. Det är även ett sätt att vidareutveckla och utnyttja de förbättringar tekniken erbjuder. I Pyramid Business Studio och InExchange fakturatjänst säger sig Ivana Skopljakovic förfoga över en kombination som uppfyller de fordringar hon ställer på en bra digital arbetsmiljö.
– Fungerar inte affärssystemet fungerar inte det dagliga arbetet. Det blir svårt att hantera ordrar, försäljning och fakturering om allt tar flera timmar. Jag är glad att vi har Pyramid. Det är ett affärssystem jag gillar att jobba i. Det är också skönt att vi har InExchange fakturatjänst. Att skicka fakturorna elektroniskt har blivit en självklarhet för oss, framhåller hon.
"Jättesmidig tjänst"
Ivana arbetar på Sverull som är verksamt inom industriservice, mekaniskt underhåll och produktförsäljning. Företaget hanterar stora fakturavolymer. Ivana menar att det vore orimligt att sitta och kuvertera alltsammans manuellt.
– Vi skickar fortfarande våra påminnelser via posten. Det arbetet brukar jag göra. Det tar mig en hel dag att gå igenom påminnelser. kuvertera och posta. Om jag gjorde samma sak med fakturorna skulle det ta många timmar av min arbetsdag. Nu klaras faktureringsrutinerna av på en halvtimme. Sedan är de färdiga.
Hur är det att använda InExchange fakturatjänst tycker du?
– Jag tycker att den är jättesmidig. Exempelvis gillar jag väldigt mycket att man kan gå in och ändra inne i tjänsten. Om fakturorna är stoppade i systemet kan man hantera dem på direkten och sedan skicka vidare. Man behöver inte gå tillbaka till affärssystemet och kanske tvingas kreditera och fakturera om.
Vilken typ av stopp syftar du på främst?
– Oftast handlar det om e-faktura och att det skrivits fel referens. Det kan till exempel vara en kontantkund som betalat, men som råkat skicka fakturan till fakturarapporten. Med konsekvensen att det saknas ett namn. Å andra sidan: vi har referenskontrollen som InExchange erbjuder aktiverad. Tack vare den får vi en varning om någonting är fel.
Varningssystemet fyller sin funktion?
– Jag uppskattar det jättemycket. Det sparar min tid. Det kortar också betalningstiden. Skickar vi en faktura utanför InExchange, och därmed utan nämnda kontroll, vet vi inte att det blivit fel förrän jag skickar en påminnelse. Och då har fakturan förfallit plus att det hunnit gå ytterligare ett par dagar. Varningen gör att man kortar ner tiden tills man fått betalt för sin faktura.
Skalat bort tidskrävande moment
Ni tar även emot fakturor via InExchange. Ser ni några vinningar i det fallet?
– Det är jättesmidigt att leverantörsfakturorna går direkt in i systemet och redan är verifierade för då kan vi hoppa över det momentet. När fakturorna landar i vår leverantörsreskontra är uppgifterna om leverantör, summa och inköpsnummer inskannade och på plats. Vi behöver bara gå in och stämma av och attestera.
Det låter som en stor tidsbesparing det också?
– Jo, man slipper ju hanteringen som hör samman med verifieringen. Bland annat jobbet att ta reda på vem som ansvarar för att attestera fakturan. Oftast går de här leverantörsfakturorna, som inte har någon attest, direkt in i vår ekonomimapp där vi kan stämma av, kontera och skicka för betalning. Det sparar väldigt mycket tid.
