Vilse i snacket om PEPPOL och nytt standardformat? Trött på diverse frågor från nya villrådiga e-fakturaanvändare?
Lyd i så fall följande råd: låt en operatör axla det ansvaret.
– Då är det bara att skicka och ta emot e-faktura som vanligt. Vi sköter resten, säger Henrik Möller, samtrafikansvarig på InExchange.
Den 1 april blev det lag på att alla fakturor för inköp inom offentlig sektor ska vara elektroniska. Ett lagkrav som är enkelt och tydligt och som verkligen var välkommet.
Parallellt med det införandet har offentlig sektor kommenderats att ansluta sig till PEPPOL som är ett europeiskt nätverk för elektroniska inköp. Landets statliga myndigheter skulle vara anslutna senast 1 november i fjol och från och med 1 december i år omfattas övriga upphandlande myndigheter och enheter av samma bestämmelse.
Sedan 1 april måste dessutom samtliga statliga myndigheter kunna hantera PEPPOL BIS 3 Billing som är ett nytt europeiskt elektroniskt fakturaformat.
Och det är här någonstans som det börjar bli rörigt – och uppstår missuppfattningar. Henrik Möller, samtrafikansvarig på InExchange och ordförande för operatörernas samverkansgrupp i branschorganisationen NEA, kan verifiera att fixeringen vid alla tekniska detaljer väcker mycket oro.
– Utan tvekan. Alldeles för stor oro. Och där har vi operatörer och även DIGG (Myndigheten för digital förvaltning) en läxa att göra. Det är inte så svårt som det framställs. Det har blivit alldeles för mycket fokus på teknik och standarder. Det behöver det inte vara, menar han.
Nej, som Henrik säger, är teknikdelen en överkurs som gemene man egentligen kan strunta i. Vill man göra det lätt för sig ansluter man sig till en operatör – förslagsvis InExchange – och skickar e-fakturorna i det format man är van vid. Det sparar tid och, framför allt, huvudvärk.
– Så är det. Operatörerna, varav vi är en, jobbar med att konvertera fakturorna. Vi ser till att det löser sig och besparar köparna många gråa hår.
Den utbredda oron märktes tydligt när Användarföreningen Raindance anordnade sina Proffsdagar i Stockholm i slutet av förra veckan. Många konferensdeltagare vittnade om att de dagligen tjänstgör som ofrivillig supportcentral och tvingas reda ut alla möjliga sorters frågor kring e-fakturahanteringen.
Informationen som Henrik höll i under Proffsdagarna, och de lugnande besked han framförde, var därför en skön sinekur. Detta att lägga över teknikbryderierna på en operatör och slippa tänka mer på saken är ju något som i princip alla önskar.
– Ja, så känner nog de allra flesta, misstänker Henrik och berättar:
– Jag hade exempelvis en jättebra dialog efteråt med en kommun som frågade hur de löser uppgiften att ha koll på all teknik. Jag sa: ”Vi löser det. Det är inget ni som mottagare behöver ta tag i. Strunta i det.”
– ”Oj, då hör vi av oss i morgon” var deras lättade reaktion. Man vill inte hålla på med tekniken. Så enkelt är det.
Henrik Möller om...
…man behöver oroa sig över skillnaden mellan den nya europeiska standarden PEPPOL BIS Billing 3 kontra Svefaktura 1.0?
– Skickar man e-faktura i dag går det i många fall att konvertera till BIS Billing 3 även om vissa grundläggande saker är svårare att lösa för oss som operatör. Exempelvis texten ”Godkänd för F-skatt”. Detta måste till varje pris stå på en faktura från en svensk leverantör. Annars går den inte att konvertera till BIS 3.
– Personligen kan jag tycka att ett sådant krav är lite verklighetsfrånvarande, men så ser det ut. Å andra sidan: det som vi ställs inför går att lösa överlag. Vi konverterar det mesta utan större problem.
…varför den tekniska biten fått så stor uppmärksamhet?
– Jag tror att det till stor del beror på att DIGG är väldigt fokuserat på PEPPOL. Då blir det plötsligt mycket teknikprat eftersom DIGG är månt om att hjälpa till och oerhört detaljerat i sin information. Men jag är rädd att det stjälper mer än det hjälper tyvärr.
…han känner att kunskapen om lagkrav, PEPPOL och fakturaformat ökar successivt och att bilden blir allt klarare för de som berörs?
– Nej, det är tvärtom faktiskt. Det har tyvärr blivit mycket krångligare för både köpare och leverantörer. Men om ett halvår, eller säg ett år, kanske det klarnat. Det beror på hur mycket operatörer, och marknaden i sig, underlättar det hela och om kommuner och offentlig sektor får kläm på att det inte är så svårt egentligen. Men det närmaste halvåret kommer det nog att vara snårigt.
