Peter Norén

En solig novemberdag anordnade InExchange ett seminarium i Stockholm på temat e-faktura och PEPPOL. Tillsammans med Peter Norén, enhetschef på Ekonomistyrningsverket, rätar vi ut frågetecken och tar Sverige längre fram i digitaliseringen. Här är en rapport från dagen.

Den 16 april 2014 antogs Europaparlamentets och Europeiska Unionens råds direktiv 2014/55/EU om elektronisk fakturering vid offentlig upphandling. Direktivet ska vara genomfört i november 2018 och innebär att det blir obligatoriskt för statliga myndigheter att använda PEPPOL.

Men vad är egentligen PEPPOL? Och vad innebär kravet för leverantörer till den offentliga sektorn? Det ska vi reda ut.

Så här funkar PEPPOL
Kort sagt är PEPPOL ett standardiserat sätt att utbyta elektroniska dokument inom och över EU:s gränser.
Låt oss anta att Företag A ska skicka en e-faktura till Företag B. De båda företagen sitter i olika EU-länder och har olika tekniska system för att hantera e-fakturor. Vilket kan ställa till problem. För att lösa detta har Företag A anlitat InExchange. Företag B har i sin tur anlitat en liknande operatör i sitt land. PEPPOL förser InExchange och den andra operatören med ett mellansteg som tar fakturan till sin rätta mottagare.

Både InExchange och den andra operatören har varsin så kallad accesspunkt i PEPPOL. En brevlådefunktion kan man säga, lite förenklat. Mellan dessa accesspunkter finns en stor molnbaserad adressbok. InExchange skickar nu en faktura via sin accesspunkt. Den körs mot adressboken, som talar om vilken accesspunkt Företag B använder sig av, vilka fakturaformat som används och så vidare. Denna information går tillbaka till InExchanges accesspunkt, som nu kan skicka fakturan till den andra operatörens accesspunkt. Den andra operatören tar emot fakturan och vidarebefordrar den till Företag B.

Interoperabilitet i fokus
Tanken är alltså att systemen mellan operatörerna ska kunna prata med varandra. Fokus ligger på interoperabilitet.
I korthet kan man säga att PEPPOL:

  • Använder standardiserade format för meddelanden.
  • Gör det lättare att hitta varandra med hjälp av den avancerade adressboken.
  • Använder en avtalsmodell mellan operatörer, så att man kommer bort från krångliga roamingavtal som ofta finns mellan operatörer.
  • Öppnar flöden för alla – den som är ansluten till PEPPOL får inte neka en e-faktura, så länge den är korrekt.
  • Ger stöd för hela inköpsprocessen, inte bara fakturor utan även orderkatalog och på sikt elektronisk upphandling.
  • Fastslår tydliga SLA (Service Level Agreement) för de inblandade operatörerna – vilken servicenivå de ska ha och hur de ska hantera fel och avvikelser.

Nytt system – samma arbetsmetoder
Låter detta krångligt? Tja, tekniska system kan vara lite meckiga. Men det viktigaste är: Du behöver inte bekymra dig om hur det funkar. Du kan skicka en faktura och sedan luta dig tillbaka. InExchange tar hand om resten. Du slipper krångliga avtal om hur faktureringen ska ske.
– Det här är inte så jättemycket nytt, förklarar Peter Norén. Det fina är den här adressboken och att man har enhetliga sätt. Man behöver inte prata så mycket om vilka format och vilka kommunikationskanaler man ska använda. Med PEPPOL har man satt ner foten. Det blir enklare och bättre.

Peter Fredén, säljare på InExchange, håller med.
– Grundkonceptet som PEPPOL pratar om, så jobbar vi på InExchange redan idag. Vi har jobbat så sedan 2007. Nu får vi ett gränsöverskridande system. Det kommer bli fantastiskt bra, men sättet att jobba är inget nytt för vår del.

Även bland InExchanges kunder råder optimism. Ana Novevski är ekonomiansvarig på Upplysningscentralen, ett privatägt bolag med kunder inom offentlig sektor.
– Vi hoppas PEPPOL ska göra det lättare för våra säljare när vi är med i upphandlingar, berättar Ana Novevski. Tack vare att vi är anslutna till PEPPOL via InExchange, uppfyller vi kraven utan någon större ansträngning.