Vad är e-faktura?
En e-faktura är en faktura som skickas, tas emot och hanteras helt elektroniskt. E-fakturan innehåller samma information som en vanlig faktura, men i ett strukturerat elektroniskt format och skickas via en så kallad fakturaväxel till mottagaren. Där tas den emot direkt i ett ekonomisystem eller ett försystem redo för attest och kan hanteras helt automatiskt om man har stöd för detta.
Genom att e-fakturan är en elektronisk fil, fylld med information som matar affärssystemet med viktig data, minskas antalet manuella steg i fakturahanteringen. E-fakturan är samtidigt så flexibel att den kan levereras via olika vägar. Saknar man ett affärssystem går det utmärkt att skicka via en fakturaportal som InExchange. Vi erbjuder flera lättanvända fakturatjänster.
Elektroniska fakturor en fördel för alla
En e-faktura är en faktura som skickas, tas emot och hanteras helt elektroniskt. E-fakturan innehåller samma information som en vanlig faktura, men i ett strukturerat elektroniskt format och skickas via en så kallad fakturaväxel till mottagaren. Där tas den emot direkt i ett ekonomisystem eller ett försystem redo för attest och kan hanteras helt automatiskt om man har stöd för detta.
Genom att e-fakturan är en elektronisk fil, fylld med information som matar affärssystemet med viktig data, minskas antalet manuella steg i fakturahanteringen. E-fakturan är samtidigt så flexibel att den kan levereras via olika vägar. Saknar man ett affärssystem går det utmärkt att skicka via en fakturaportal som InExchange. Vi erbjuder flera lättanvända fakturatjänster.
Med e-faktura når fakturan snabbare rätt mottagare, blir tidigare attesterad och betald samtidigt som mottagaren har kontroll över sina inköp.
De som jobbar aktivt med att öka andelen elektroniska leverantörsfakturor skapar sig snabbt en unik fördel. I en elektronisk faktura är all information sökbar. Det betyder att uppgifterna som ingår i fakturan är separerade eller inneslutna i taggar. Därmed är det lätt att ta fram innehållet ända ner på fakturaradnivå. Man kan titta på artikel, hur mycket man handlat, till vilket pris och eventuella rabatter. Det här är naturligtvis värdefull information för en inköpare, inköpscontroller och även för en ekonomichef.
I och med att e-fakturans siffror och övriga faktauppgifter är så smidiga att lyfta ur och sortera öppnar det för analyser, prognoser och beräkningar. Det är verktyget som levererar kontroll och möjligheter på samma gång. Valet att skicka e-faktura innebär också att mottagarens arbete underlättas och effektiviseras. Fördelen med att all information är inkluderad i fakturan får sålunda dubbel verkan. Ingen tid behöver spillas på att skriva in uppgifter manuellt. Även attestrutinerna förenklas rejält. Det är dessutom bara två exempel. Flera enformiga moment elimineras och tiden för hantering sänks radikalt.
PDF-faktura
PDF-faktura förväxlas ibland med e-faktura eftersom den skickas via e-mejl, men korrekt beskrivet är den inte elektronisk. PDF-fakturan är egentligen en bild på en faktura. Det gör att PDF-fakturan måste tolkas eller skannas för att kunna läsas in på ett riktigt sätt. Det är därför både utställare och mottagare föredrar e-faktura. Då vet man att all information kommer med på fakturan och att det inte sker några misstolkningar av innehållet.
Läs mer här: Vad är en PDF-faktura?
PDF-fakturan, skickad som mejl, är den fakturaform som är mest utsatt för försök till förfalskningar och bedrägerier. Men det finns bra metoder så att man slipper bli drabbad. På länken PDF på mejl får ni tips på hur man höjer säkerheten i hanteringen av PDF-fakturor.
EDIFACT-faktura
Två andra förekommande fakturatyper är EDI-faktura och PDF-faktura.
EDI betyder Electronic Data Interchange och är den term som används för att beskriva metoden att strukturera affärsinformation i ett särskilt format.
EDI-faktura, också kallat EDIFACT-faktura, bygger på en gammal standard och är oftast väldigt komplex. Den skickas med en en-till-en-koppling och har nästa lika många dialekter som användare.
Olika format för e-faktura
Det finns olika typer av format när vi pratar e-faktura. Vanligast i Sverige är ännu så länge Svefaktura 1.0, men avsikten är att det formatet ska fasas ut och ersättas successivt av Peppol BIS Billing 3. Sedan den 1 april 2021 rekommenderas inte längre Svefaktura som standard av det tekniska kansliet SFTI (Single Face To Industry). I stället förordas Peppol BIS Billing 3 eftersom det är ett modernare format som koordinerar mer med dagens krav. Det fungerar bättre internationellt, har en större flexibilitet, erbjuder en bredare dokumentation och innehåller fler stödverktyg.
Men Svefaktura kan givetvis användas precis som tidigare. DIGG (myndigheten för digital förvaltning) har avregistrerat Svefaktura från Peppols nätverk, men det är enda kanal som påverkas. Samtrafiken berörs inte alls. Där fungerar Svefaktura exakt som förut.
Vi har ställt samman en artikel som fördjupar sig i fakturaformat. Klicka gärna vidare på den länken. Det är en enkel, men samtidigt utförlig redogörelse om ett område som kan framstå som onödigt krångligt. Det är inget nödvändigt vetande, men det är baskunskaper som kan vara värdefulla att känna till.
E-faktura-ID
Det är betydligt säkrare att skicka e-faktura än PDF- respektive pappersfaktura. Det beror på flera anledningar, men en viktig förklaring är den noggranna identifieringen. E-fakturan är förenad med en tillförlitlig verifiering. Vanligen refererar ID-angivelsen till fakturans elektroniska adress. På fakturan förekommer också andra identifierande uppgifter såsom GLN-nummer, organisationsnummer och i vissa fall VAT-nummer.
Vad innebär e-faktura?
Allt fler företag ställer önskemål och till och med krav om e-faktura. Syftet är givet. Det handlar om att göra hanteringen av fakturorna smidigare, mindre tidskrävande, mer kostnadseffektiv och snällare mot miljön. E-fakturan infriar allt det här – och mer därtill.
Många företag i dag får både krav och önskemål från sina kunder att dom vill ta emot e-faktura, men vad innebär e-faktura egentligen och varför ställs dessa krav?
Operatören fixar rätt format
Det finns otroligt många olika format av e-faktura, faktiskt hundratals. Ofta är detta inte något man behöver hålla koll på, eftersom mottagaren i dom allra flesta fall använder en operatör, fakturaväxel, som ser till att leverera det format som mottagaren kan hantera, oavsett vilket format som den som skickar fakturan använder.
Både lagkrav och vanligt önskemål
Att det finns önskemål, och i vissa fall även krav på e-faktura beror på flera orsaker. En orsak är att det sen 2019 är ett lagkrav på att man som leverantör till offentlig verksamhet i Sverige ska skicka e-faktura. En annan orsak, som även ligger till grund för lagkravet, är just den betydande fördel som man vinner som mottagare av e-faktura. Fördelarna är många, man vet att informationen i fakturan stämmer, den hanteras i många fall utan manuell hantering av det mottagande systemet, den innehåller väldigt mycket information som kan nyttjas för uppföljning, statistik osv. Så den som tar emot e-faktura kan använda sin tid till andra saker än att kontrollera riktigheten av en tolkad PDF, man behöver inte manuellt “knappa in” saker i systemet, det läses automatiskt in.
