Stora fakturavolymer kräver enkla och säkra lösningar

”Jag kan enkelt lägga till nya kunder och behöver överhuvudtaget inte tänka på den tekniska lösningen – för det bara fungerar.”

Camilla Edenström jobbar som ansvarig för kundreskontra på Avarn Security som är världens största säkerhetsföretag och levererar säkerhetslösningar till såväl myndigheter och näringsliv som till privatpersoner över hela världen. En ständigt ökande fakturavolym, två faktureringssystem och många olika fakturamottagare – företag, kommuner och privatpersoner – gjorde att Avarn Security för två år sedan bestämde sig för att förenkla sin fakturering en gång för alla och skaffa en helhetslösning baserad på e-faktura.

”Vårt mål var att ha ett flöde – att kunna skicka samtliga våra fakturor på ett enda sätt, säger Camilla.”

Flödet skulle passa fakturering mot såväl företag som privatpersoner, på ett sätt som passade mottagarnas behov av olika format.

”En nyckelfaktor var att de kunde skapa e-fakturor utifrån den XML-fil som vårt affärssystem, SAP, kunde leverera.”

Det enkla är ofta det suveräna
Samarbetet mellan Avarn Security och InExchange har varit avgörande – det gjorde att processen blev enkel och effektiv. Och med relativt knappa resurser så fick man stor effekt. InExchange approach är att skapa skalbara lösningar som kan användas för många, vilket i sin tur ger lägre projekt- och implementeringskostnader. Med smidigare, smartare och enklare processer så minskar uppstartstiden med varje kund.

”Faktum är att vi valde InExchange tack vare enkelheten – de kunde förklara hur detta skulle gå till utan att gå in på systemteknik. Det enkla är ofta det suveräna.”

Att Avarn Security inte har behövt bry om sig den tekniska lösningen har varit genomgående i hela projektet. Camilla fortsätter:

”Jag ville bara ha den bästa lösningen. Redan från början kände jag stor tilltro till kompetensen hos InExchange och efter att jag kontaktade en referens så blev den ännu större.”

Många gemensamma kunder
Något som underlättat såväl beslutet att satsa på InExchange som införandet var det faktum att många av Avarn Securitys kunder redan fanns i InExchange nätverk.

”Att det redan fanns upprättade kommunikationskanalar med till exempel de flesta av landets kommuner gjorde allting mycket enklare för oss, säger Camilla på Avarn Security.”

Ett format till alla
Den helhetslösning som Avarn Security använder bygger på att de skickar alla sina fakturor på ett enda sätt samtidigt som InExchange ansvarar för att formatet blir rätt för respektive kund. Rent tekniskt går det till så att InExchange konverterar en IDOC XML-fil från SAP till en standardiserad e-faktura.

E-fakturan konverteras sedan och levereras på en mängd olika sätt – allt enligt hur kunden vill ha det: som pappersfaktura, pdf, eller e-faktura till såväl företag som privatpersoner.

Hanteringstiden har minskat och det är enkelt att lägga till nya kunder. Avarn Security har fått den e-fakturabaserade helhetslösning som man önskade.

”Vi skickar i genomsnitt 24 000 fakturor per månad. Höga volymer gör att faktureringen måste vara enkel och pålitlig annars hinner man inte med, säger Camilla.”

 

AVARN Security är den kompletta säkerhetsaktören för större företag, organisationer och offentlig sektor. Med äkta engagemang, kompetens och innovation stärker vi våra kunders trygghet och konkurrenskraft – alltid. AVARN Security är en del av Sector Alarm-koncernen och i Sverige finns vi på cirka 30 orter. Tack vare våra 3 500 medarbetare bidrar vi till ett tryggare Sverige.