”KOM I GÅNG MED STORA VOLYMER DIREKT”

Satsa på att ansluta många leverantörer på kort tid från början.
Det är rådet från Region Halland när det gäller e-fakturering.
– Att snabbt komma i gång med stora volymer är en framgångsfaktor, annars drar det lätt ut på tiden och effekterna fördröjs, konstaterar Kate Vaher-Käll, ekonom på Regionens Hus i Halmstad. 

Region Halland skrev avtal med InExchange i november i fjol. Fokus lades på anslutna externa leverantörer utifrån fakturavolym. Så fort överenskommelsen var undertecknad gjordes uppsättningen klar. I februari gick ett första brevutskick iväg till leverantörerna. Sedan följdes det upp med en påminnelse knappt tre månader senare.
Kate Vaher-Käll berättar att effekten blev den önskade.
– Vi gjorde ett utskick till cirka 1 400 leverantörer. I dag närmar vi oss 900 anslutna. Det har fungerat väldigt bra tycker jag, säger hon.

Men det är inte bara breven som fått avsedd verkan. Även InExchange Network har varit ett framgångsrikt verktyg i Region Hallands arbete att knyta digital kontakt med sina leverantörer. Många har gått att hitta i nätverket.
– Ja, bekräftar Kate. Vi har jobbat aktivt från vår sida för att snabba på det ytterligare. Brev är inte riktigt modernt trots allt. Erfarenheten är att de inte alltid hamnar i rätt händer. Då kan det vara bra att gå in direkt via systemet och skicka en förfrågan.
– När vi stämt av mot vår lista och sett att det finns leverantörer med stora fakturavolymer som inte svarat, har vi försökt att trycka på lite extra.

BRA FÖR ALLA

Kate Vaher-Käll påtalar också vikten av rätt framtoning.
– Utskicket var ganska tufft skrivet första gången. Tolkningen blev att det var tal om ett absolut tvång. Vi fick reaktioner som: ”Ja, men då kan vi inte ha några affärer med Region Halland om vi måste göra detta”.
– Men i de fallen har vi haft portalen att hänvisa till. När de fått detta alternativ beskrivet för sig har förståelsen blivit större. För tveksamma leverantörer har vi genom att framhålla fördelarna med portalen ändå kunnat knyta dem till e-faktureringen.

Har det varit en stor omställning för er?
– Jag tycker att det fungerar riktigt bra. Nu valde vi att ha referenskodkontroll vilket har gjort att vi har fått färre felaktigheter att hantera. Så det har absolut varit värt insatsen. Vi har inte haft några större bekymmer med tekniken vilket känns bra. De elektroniska fakturorna ser lite annorlunda ut än de skannade, men det har inte vållat några större bekymmer för användarna.

FÅ UPP VOLYMEN DIREKT

Något tips att ge andra som överväger att ansluta sig till InExchange?
– Det absolut viktigaste som jag ser det är att komma i gång snabbt med stora volymer. Annars drar det lätt ut på tiden. Därför är det bra att ta hjälp av InExchange för att ansluta leverantörer och knyta åt sig så många som möjligt på kortast möjliga tid. För det är när man fått upp volymerna man verkligen inser hur smidigt och effektivt det här är.
– Valet att koppla på referenskodkontrollen har gett oss mycket positivt. Felhanteringen minskar och det leder till att fakturorna går igenom flödet snabbare.
– Ytterligare en positiv effekt av att börja med elektroniska fakturor har varit att vi nu kan fokusera på att sätta upp automatisk kontering eftersom de elektroniska har en annan detaljnivå än de skannade.

Citatet:
”Jag upplever e-faktureringen som säkrare än hantering av pappersfakturor samtidigt som man ökar spårbarheten.”
Kate Vaher-Käll, ekonom, Region Halland

Region Halland har ansvaret för många områden som rör utvecklingen i Halland. Regionen har i uppdrag att verka för utveckling och tillväxt och för att erbjuda en god hälso- och sjukvård.