Snabbare betalt och tid till viktigare saker

Sharp1

”I Hanteringstid har vi kapat 75% i och med den nya tjänsten Påminnelse &  inkasso”, förklarar Robert och Liz Wendel på IT- företaget Sharp i Skövde.
”Vi märker också att vi får betalt mycket snabbare nu, pengarna kommer in vid första påminnelsen.”

Vi träffar bolagets ägare, Robert Wendel samt Liz Wendel, som på daglig basis arbetar med den nya tjänsten från InExchange, Påminnelse & Inkasso. Tjänsten har utvecklats av InExchange och erbjuds i samarbete med Visma Collectors.
Kort innebär tjänsten att det går en betalningsfil från banken med företagets kundbetalningar till InExchange. Hos InExchange matchas betalningarna mot kundfakturorna och företaget får en avisering om när fakturorna förfaller så att Liz, i detta fall, enkelt kan agera.
”Jag får ett mail på obetalda fakturor och väljer ut vilka jag ska skicka påminnelse på genom en knapptryckning”, inleder Liz vårt samtal.

Påminnelserna hängde alltid över mig
Innan företaget började använda InExchange Påminnelse & Inkassotjänst skötte företaget påminnelsehanteringen själva. Liz berättar om en vardag som många känner igen sig i.
”Jag skickade ut påminnelser när jag hade tid, jag försökte få det en gång i veckan, men så kom det oftast mycket annat i vägen. En vecka kunde snabbt bli tre veckor, de där påminnelserna hängde alltid över mig”
Och betalningsviljan var ju heller inte den bästa.
”Det var inte ovanligt att jag fick skicka ut påminnelser både två tre gånger innan det hände någonting”

Snabbare betalt
”Trots den korta tid vi nu kört med Påminnelse & Inkassotjänsten (fyra månader i skrivande stund) så märker jag redan av hur våra kunder betalar snabbare”, berättar Liz.
Tidigare kunde påminnelserna bli flera stycken per ärende och processen tenderade till att gå i långbänk.
”Nu betalar de vid första, jag tror att Visma Collectors logo på påminnelsen gör susen”, fortsätter Liz.

En påminnelse är en bra kommunikation
Sena betalare tar energi, det känner alla igen.
”Vi har sällan problem med att kunderna inte betalar alls, vi får alltid in pengarna till slut, men det tar tid ibland, det tar massor av energi från oss berättar Robert.
Själv är han övertygad:
”Professionella människor kan göra bättre saker än att fundera kring varför kunden inte betalar. Är det något som inte är klart? Är kunden missnöjd med någonting? Att inte betala är ju ett sätt att kommunicera, det skapar onödig osäkerhet.
”Vi får kontakta säljare och tekniker hos oss och försöka reda ut varför kunden inte betalar. Men oftast handlar de sena betalningarna helt enkelt bara om glömska eller slarv. Så en påminnelse är ju kommunikation också, en bra sådan.”
Han fortsätter:”Vi får ju också en påminnelse ibland, det kan vara något som inte blivit attesterat i tid eller att fakturan inte kommit fram till oss. En påminnelse är ju inget konstigt, det är ju bara bra att vi får reda på att något har gått snett.”

Automatik lyfter bort onödiga dilemman
Efter att Liz har valt ut vilka ärenden som ska gå till Påminnelse går de iväg till Visma Collectors som skickar en påminnelse till kunden.
Vad händer om kunden inte betalar påminnelsen?
” Då har vi valt att låta ärendet gå iväg per automatik till inkasso, berättar Liz, men jag får ett mail några dagar innan så jag har chans att agera på det om jag behöver, säger hon.
”Det är bra att det går per automatik, för annars är vi där igen, i ett psykologiskt läge”,  fortsätter Robert. ”Ska vi verkligen? Eller inte?  Nu går det i väg automatiskt och vi slipper dilemmat.”
Han poängterar en viktig aspekt:
”Vi lyfter även bort dessa beslut från våra säljare eller tekniker. De slipper frågan och därmed behöver de heller inte ta beslut huruvida företaget ska få in sina pengar.”
”Skulle det vara något speciellt, har jag när som helst möjlighet att stoppa processen.” fyller Liz i.

75% mindre hantering och bättre rutiner
”Det bästa med tjänsten, förklarar Liz, är att jag slipper göra allt själv. I och med nya rutiner blir allt mycket smidigare, man tar det vidare när det kommer och det blir inte så betungande som tidigare”.
Robert instämmer:  ”Ja, det är eftersökta rutiner som äntligen kommit på plats”
Även kundtjänsten tar Visma Collector hand om. Om någon kund undrar över någon påminnelse är det Visma de kontaktar. Det är ett stort plus enligt de båda.
Liz och Robert räknar ut att den manuella hanteringen minskat med cirka 75%.
”När en duktig utbildad ekonom sköter busenkla saker, då är det dyra pengar. Det är mycket bättre att människor får göra bra saker. Påminnelsehantering och allt plock med det kan datorer göra. V i ska ha smartare uppgifter till folk”, säger Robert.
”Alla företag är idag mer vana vid en lite tydligare hantering, för några år sedan var det nästan lite skämmigt att skicka en påminnelse, men idag upplever jag att det är mer naturligt att återkoppla snabbt”, avslutar Robert.

Läs mer om tjänsten Påminnelse & Inkasso

Sharp Skövde grundades 1981 av Göran Axelsson och Olle Schönborg. (Axelsson & Schönborg) Företaget har sin grund i försäljning och teknisk service av kontorsmaskiner och idag erbjuder företaget helhetslösningar gällande IT. Företaget ägs av Robert Wendel.
.
Företaget har varit kund hos InExchange sedan 2008, och de använder InExchange Fakturaskrivare till sitt affärssystem Winbas. Företaget skickar alla sina utgående fakturor med InExchange och sedan fyra månader tillbaka använder de Påminnelse & Inkasso som numera är en mervärdestjänst för alla faktureringstjänster i InExchange Network. Tjänsten erbjuds i samarbete med Visma Collectors.