KRAVET BLEV VÄGEN TILL FÖRENKLING

Det startade med ett krav som spontant kändes lite jobbigt.
Men i dag är James Overall, redovisningsekonom på Svenska Möten, glad att det fordrades e-faktura i den där upphandlingen som fick dem att komma till skott.
Det villkoret gjorde att Svenska Möten digitaliserade sin fakturahantering – och nu åtnjuter alla fördelar som den elektroniska överföringen bjuder på.

Svenska Möten, som är ett medlemsorgan för olika typer av konferensmiljöer, skrev sitt första avtal med InExchange för ungefär två år sedan. Därefter har parterna växt tillsammans. Efter Utställartjänsten blev Påminnelse och Inkasso nästa steg och tämligen nyligen togs Mottagartjänsten i bruk.
Men det var, ärligt talat, inget framsynt initiativ från Svenska Möten eller ett oemotståndligt erbjudande från InExchange som födde relationen.
– Det här låter förmodligen lite ocharmigt, men det var ett krav som var utlösande faktor. Vi blev i samband med en upphandling underrättade om att e-faktura var en förutsättning för att komma i fråga, berättar James Overall.
Han hade egentligen långt tidigare insett det smidiga i elektroniska fakturor, men som så mycket annat som inte är direkt överhängande, sköts det på framtiden.

TOG HJÄLP AV INEXCHANGE

Men i och med ställda krav var det nödvändigt att skrida till handling.
Det fanns dessutom en förnämlig lösning till hands. Just precis. InExchange.
– Vi började titta närmare på alla instruktionsfilmer på InExchanges hemsida och fastnade för dessa, berättar James Overall och fortsätter:
– Vi insåg att vi kunde förmedla hela vår fakturavolym genom InExchange. Oavsett om det är papper eller pdf kan allting konverteras till elektronisk faktura i möjligaste mån. Tillvägagångssättet blir otroligt mycket enklare.
Effekterna av omläggningen har snabbt gett sig tillkänna.
– Utställartjänsten minskar tidsåtgången och hjälper oss att spara pengar. Tjänsten Påminnelse och Inkasso, som vi sedan byggt på med, har genererat ett säkrare betalmönster hos kund. Nu tar vi ut en slant för all försenad betalning. Sammantaget har det likviditetsmässigt varit positivt i slutänden.

 SNABB PROCESS

Märker ni någon lättnad administrativt?
– Ja, det gör vi. Hanteringen av alla processer går väldigt snabbt att utföra. Det tar egentligen ingen tid alls om jag ska vara ärlig. Det är ju bara att importera filerna och godkänna transaktionerna.
– Visst, i bland finns det saker gällande fakturorna att ta ställning till, men det hade det gjort i vilket fall som helst.
Mottagartjänsten, som är integrerad mot Pyramid och levererad av Wiig Data, är ett färskare redskap för James Overall och Svenska Möten, men erfarenheterna är goda också i det fallet.
– Först och främst ser vi att ledtiden att ta emot en leverantörsfaktura kortats ned avsevärt och även det har effekt på vår likviditet. Den andra stora fördelen är att vi på sikt kan använda datan och konvertera till en utåtgående kundfaktura framöver. Det är i synnerhet dessa saker som är intressanta.
– Sedan ser jag ett plus i att överföringen sker löpande över dagen. När leverantören skickar en e-faktura till oss sker det faktiskt i realtid och en pdf-faktura som skickas på förmiddagen är inläst på eftermiddagen. Man sparar tid även på det viset.

HÖGA MILJÖKRAV

Avslutningsvis ska inte heller miljövänligheten förringas. Svenska Möten har en tydlig miljöpolicy och har haft en Svanenmärkning en längre tid. De ställer också höga miljökrav på sina medlemsanläggningar. De måste vara Svanenmärkta och uppfylla andra olika certifieringar.
– Vår vd Sylvia Nylin har dessutom ett oerhört stort miljöengagemang och brinner för den här typen av frågor. Sedan hon tillträdde har miljön blivit än mer central i Svenska Mötens verksamhet, menar James Overall och understryker:
– Givetvis är det jätteviktigt. Därför känns det bra att föregå med gott exempel i alla led.

Svenska Möten är experter på möten och hjälper företag och organisationer att utvecklas genom att ta tillvara på kraften i det personliga mötet. Svenska Möten grundades 1981 och ägs gemensamt av över 130 mötesanläggningar runt om i Sverige. Samtliga anläggningar är certifierade enligt höga kvalitetskrav och Svanenmärkta eller medlemmar i Svanens nätverk.