Fakturorna rullar iväg som aldrig förr!

Mindre tid till administration. Mer tid till kunderna.
Peter Thorell, ägare till BDS-butiken Thorell Motor i Töreboda, använder InExchanges fakturalösning och affärssystemet FDT Avance. Det har förenklat rutinerna för honom och minskat tidsåtgången.
– Jag ska sälja bromsbelägg. Det där med faktureringen ska bara rulla på – och det gör det nu, konstaterar han belåtet.

Bildelsspecialisten, BDS, har butiker och verkstäder över hela landet. En betydande del av dem är FDT-användare. Flera har också sin fakturalösning via InExchange. Peter Thorell som driver familjeföretaget Thorell Motor i Töreboda i norra Västergötland utför sin fakturahantering med exakt dessa två redskap.
– Båda är bra var för sig, men det är kombinationen som är suverän, tycker Peter.

Han blev varse tandemeffekten tack vare samtal dels med Karl Mann, säljare på InExchange, och dels med BDS-kollegan Skara Motor. Det som beskrevs var en potential som han dessförinnan inte hade skaffat sig tillräcklig kännedom om.
– Rådet jag fick var att ”det är klart att ni ska hoppa på det här”. Och det har vi aldrig ångrat. Vi körde i gång och testade och fick hjälp med att fila in lite mallar. Det var allt som behövdes. Nu går det snabbt alltså, myser Peter.

Skärskådat i detalj är det ett par primära egenskaper som Peter uppskattar väldigt mycket. Han betar av fördelarna systematiskt likt rastplatser utmed E4:an:

Praktiskt:
– Förut fakturerade vi i princip en gång i veckan. Och då körde vi den gamla manuella metoden. Ut med alla papper, kuvertera, in i frankeringsmaskinen och så åka till posten. Allt det här tar tid. Även för ett litet företag. Nu slipper vi den hanteringen.

Flexibelt:
– Våra verkstadskunder, vars fakturor omfattar bortåt fem-sex A4-sidor, fakturerar vi en gång i veckan. De vill inte ha oftare. Men till strökunder kan jag smidigt och lätt dra iväg fakturor lite när som helst. Det blir inte längre den där apparaten som det var förut. Vet jag att de inte handlar mer den veckan kan jag skicka direkt – och korta betalningstiden av bara farten.

Enkelt:
– Det är ett antal steg som ska klickas igenom, men det är snart gjort. Och när installationen är klar behöver man inte fundera mer på den saken. Jag har svårt att se hur det skulle kunna vara enklare. Jag föredrar också att momenten tas stegvis. Genom att varje utfört klick bekräftas, ”nu är det inläst”, ”nu blir det e-faktura” och så vidare, har du hela tiden koll. Att bara trycka på en knapp och låta det gå iväg, och först därefter få ett okej, skulle kännas luddigt.

Tidsbesparande:
– Att säga att faktureringstiden halverats är kanske att ta i, men det är inte långt ifrån. Sedan är jag lite gammalmodig. Vårt system är anpassat så att vi bara behöver trycka på en knapp, men jag kollar igenom alla ordrar snabbt visuellt för att förvissa mig om att det ser schysst ut. Sedan trycker jag på knappen per kund.
– Proceduren kunde således gå ännu fortare egentligen, men tidsvinsten blir ändå stor och är mycket värd. Jag är synnerligen nöjd. Jag undrar varför jag inte började med detta tidigare.

Peter Thorell lyfter även fram möjligheterna som ges till samlingsfakturering. Det trollar bort mycket administration – vilket är en lättnad för alla.
– Jag kan störa mig på att man vid köp med företagskort hos vissa större kedjor, som har faktureringen utlagd utanför huset, kan få fakturor två dagar i följd och det bara är någon stackars liten skruv upptagen på respektive faktura. Varför slås det inte ihop till en? Vad är problemet? frågar han sig retoriskt och tillägger:
– Det blir mycket administration för alla. Både leverantör och kund blir irriterad.

Samordning har alltid sina förtjänster. Peter Thorells förhoppning är att fler BDS-medlemmar väljer att kombinera FDT affärssystem och InExchange. Det skulle öppna dörren till ytterligare förfiningar. Befintliga lösningar går i regel att göra ännu bättre om de skräddarsys för en bransch med samma villkor och behov.
Peter ger ett konkret exempel på den typen av vinning.
– FDT har andra affärskedjor där samtliga anslutna använder deras program. FDT sköter tack vare det kedjans centrala prisfilsinläsning. Jag önskade att vi hade det så också. Det vore fantastiskt att slå på datorn varje måndag och att det här låg färdigt, men så är det inte. Nu måste vi göra det på vår egen kammare allihop.

Thorell Motor har sålt bildelar, reservdelar, tillbehör och biltillbehör i butiken utanför Töreboda sedan 1952. Idag är Thorell Motor ett fristående företag som ingår i den rikstäckande kedjan BDS som består av bildelsbutiker och bilverkstäder.