Ett stort bolag innebär många fakturor

NV4A0216-700x465

”Vi skickar cirka 6000 fakturor i månaden”, säger Ana Novevski, Ekonomiansvarig, UC.
Innan uppstarten med InExchange skickades alla fakturor via papper eller mailades manuellt ut som PDF.
”Vi trodde först att e-fakturor skulle vara jättejobbigt och krångligt, så vi drog ut på det länge. Men efter att en kollega kollat upp olika aktörer verkade InExchange så mycket enklare att använda.”

Enkelt att komma igång
Det visade sig snart att komma igång med e-faktura inte var så tidskrävande och jobbigt som de tidigare hade trott.
”Först trodde vi inte att det skulle gå att hantera våra filer och fakturor men det gick väldigt smidigt för oss, det var inga stora anpassningar från vår sida. Vi sa hur vi ville skicka filerna, InExchange fixade till det och sen bara funkade det.”

InExchange har satsat på att ha en bra supportavdelning, med möjlighet till snabb hjälp, något som Ana hade nytta av.

”Implementeringen gick fort. Supporten jag fick var väldigt bra. Alla ändringar och funderingar jag hade fick svar fort och var åtgärdat under samma dag. Vi fick allting precis som vi ville ha det utan konstigheter. Om något hos oss stannar så fixar InExchange det på ett kick och allt går iväg ändå.”

UC använder sig i dag av InExchange Integrerade tjänster som innebär att deras fakturor exporteras via fil till InExchange. InExchange validerar och konverterar fakturorna till det format som mottagaren kan hantera. PDF-fakturorna och pappersfakturorna som tidigare krävde manuell hantering går nu iväg per automatik.

”Vi tycker vi sparar in på så mycket, både papper, tid och det faktum att alla fakturorna verkligen kommer fram. Det är inget som försvinner i posten och behöver letas upp eller åtgärdas. Det gynnar våra kunder också. Nu får de fakturorna snabbare, till skillnad från tidigare när det tog 2 dagar för dem att få dem via post. All hantering har blivit så mycket smidigare.”

Fler bör komma igång med e-faktura
Ana uppmanar andra företag att sätta igång med e-faktureringen och tror att många fortfarande tror på myten om e-fakturor som något svårt och krångligt.

”Nu vill vi inte skicka mer papper. Vi vill helst att alla våra leverantörer tar emot e-faktura. De som inte kan ta emot dem skickar vi gärna PDF-faktura till.”

”Vi kämpar för att fler och fler ska komma igång med e-fakturor via InExchange. Jag tror att många företag tror att det är en jobbig process med mycket förändringar hos sig, att man måste bygga om och göra stor förändring, men det är inte så. Vi jobbar i en stor, komplicerad miljö som är gammal och InExchange klarade av att hantera det utan problem, utan extrajobb för oss.”

”Allting är så konkret, man behöver inte gå någon kurs för att förstå hur man ska göra, det är lättförståeligt och allt känns så självklart” avslutar Ana.

Före detta Upplysningscentralen AB, numera UC AB, är Sveriges ledande affärs- och kreditupplysningsföretag. UC:s tjänster används som underlag till miljontals beslut av såväl små som stora företag inom många olika branscher, offentlig sektor och av privatpersoner. UC ägs av de svenska affärsbankerna och de har cirka 250 medarbetare i Stockholm, Göteborg och Malmö.