”Vi vill uppnå Connect once – Reach all”

topbild

Procurator är ett av Sveriges ledande grossistföretag, en snabbt växande fullsortimentsleverantör för den privata och offentliga sektorn. Marknaden är hela norden och delar av europa. Den utgående fakturavolymen är cirka 400 000 fakturor per år. En kvarts miljon av dessa går idag elektroniskt. Innan Procurator anslöt sig till InExchange Network använde man uteslutande traditionell ”en till en” – EDI-koppling med varje kund.

– Traditionell EDI är extremt tidskrävande, konstaterar Christoffer Ekelund, IT-chef på Procurator. Vi träffar honom tillsammans med hans kollega Daniel Aurell, som är projektledare för e-faktura, på deras huvudkontor i Malmö.
– Att sätta upp varje kund var för sig kostar både tid och pengar. För varje unik uppsättning adderades tekniskt strul och därmed extra support, fortsätter Christoffer.
Processen med att sätta upp varje kund tog tid, och kön för att ansluta nya kunder växte.
– Det blev en riktig flaskhals. Med över hundra kunder i vår kö, började vi se oss om efter en annan lösning, berättar Daniel.

Connect Once – Reach all
– Istället för att skapa en anslutning per kund så ville vi ha en anslutning från oss som skulle nå alla.
Valet föll på InExchange.
– InExchange var de enda leverantören som matchade vår kundlista och som täcker norden, bekräftar Christoffer. Vi ville helt enkelt uppnå ”Connect Once- Reach All” .
– I stort kan reskontraavdelningen själva ansluta nya kunder nu, det snabbar ju upp våra processer betydligt, berättar Daniel.
Från det att Procurator anslöt sig till InExchange ökade antalet e-fakturor stort.
– Investeringen betalade sig snabbt, förutom att vi nu slipper allt merarbete vid uppsättningar så har vi tagit bort en stor kostnadspost från oss, fortsätter Christoffer.
På frågan vad de vill dela med sig av erfarenheter och tips till andra är de helt överens.
– Innan ni börjar, sätt upp tydliga mätbara mål. Det gjorde vi, och vi kunde se hur snabbt vi fick ROI i det, berättar Christoffer.
– Ett stort plus är Dashboarden i InExchange Network som visar vår utveckling i realtid. Den triggar oss själva, dashboarden är bra för att följa upp vår målbild, inflikar Daniel.
– Det övergripande målet för oss var givetvis att få bort all handpåläggning – i båda ändar, fortsätter Christoffer.
Förutom att det blev stor tidsbesparing i uppsättningen av kunder blev utfallet av antalet e-fakturor väldigt bra.
– Vi uppnådde vårt första mål ganska snabbt. I Juni 2013 hade vi 26% e-fakturor, ett halvår senare var vi uppe i 41%.
Vi gick plus första året, konstaterar de båda.

Mer än bara e-faktura
Det var inte bara e-faktura som gjorde att Procurator valde InExchange som partner.
– Överhuvudtaget finns det en framåtanda i InExchange. Ni är innovativa med riktigt bra idéer för framtiden. Vi vill ha en partner som vi kan växa med, säger Christoffer.
När e-fakturan väl är på plats öppnas många vägar för att effektivisera hela flödet.
– Initialt var det fakturaflödet, men nu utökar vi samarbetet och tittar på flera nya lösningar för oss, avslutar Christoffer.

danielAurellcitat

Procurator erbjuder Sveriges bredaste sortiment av personlig skyddsutrustning, samt hygien-/torkpapper, lokalvård, servering, kontorsartiklar och emballage. De har över 30.000 artiklar i sin webbutik. Vidare tillhandahåller Procurator risk- och behovsanalyser, utbildning, service samt kundanpassade skyddslösningar.